Delegeren is een essentieel aspect voor effectief leiderschap en management. Het stelt je als leidinggevende in staat om werkzaamheden te verdelen onder teamleden, wat niet alleen helpt bij het optimaliseren van de werklast, maar ook bijdraagt aan de ontwikkeling van de medewerkers zelf. In dit artikel zullen we de kunst van het delegeren verkennen, inclusief de voordelen, strategieën en veelvoorkomende valkuilen. We zullen ook praktische tips bieden over hoe je succesvol kunt delegeren om de productiviteit te verhogen en een positieve werkomgeving te creëren.
Wat is delegeren?
Wat levert delegeren je op als manager?
Het verschil tussen delegeren en centraliseren
Welke taken kun je delegeren en welke niet?
Aan wie delegeer je een taak?
Wat zijn de valkuilen?
Het stappenplan voor succesvol delegeren
Hoe kan je beter leren delegeren?
Wat is delegeren?
Delegeren is het proces waarbij een persoon, vaak een manager of leidinggevende, bepaalde taken of verantwoordelijkheden overdraagt aan anderen. Het doel van delegeren is niet alleen om de werklast te verdelen, maar ook om teamleden te ontwikkelen door hen kansen te bieden om nieuwe vaardigheden te leren of hun bestaande vaardigheden te verbeteren. Effectief delegeren vereist duidelijke communicatie over verwachtingen, deadlines en de benodigde middelen om de taak te voltooien. Door te delegeren kun je als leidinggevende je concentreren op andere belangrijke taken. Synoniemen of andere benamingen voor delegeren zijn onder andere: overdragen, toewijzen en uitbesteden.
Delegeren is binnen het concept situationeel leiderschap onderdeel van één van de vier basis leiderschapsstijlen, namelijk delegerend leiderschap. Deze stijl kenmerkt zich door een hoge mate van autonomie die aan teamleden wordt gegeven. Leiders die deze stijl hanteren, vertrouwen op de vaardigheden en het oordeel van hun teamleden om taken zelfstandig uit te voeren. Als je meer over delegerend leiderschap te weten wilt komen, lees dan ons artikel ‘Situationeel leiderschap: de 4 basis leiderschapsstijlen’.
In welke beroepen moet je veel delegeren?
Delegeren is eigenlijk in de meeste beroepen wel aan de orde, alleen wordt het sommige beroepen meer gedaan dan andere. In beroepen waar leiderschap en management centraal staan, is delegeren een essentieel onderdeel. Dit geldt bijvoorbeeld voor projectmanagers, die taken moeten toewijzen aan teamleden om projectdoelen efficiënt te bereiken. Ook in de rol van een CEO of bedrijfsleider is delegeren belangrijk, omdat deze functies verantwoordelijk zijn voor het overzien van alle bedrijfsactiviteiten en het maken van strategische beslissingen.
Wat levert delegeren je op als manager?
Wanneer je als manager taken delegeert, stel je jezelf in staat om je te concentreren op kernactiviteiten die bijvoorbeeld meer strategische aandacht vereisen. Dit leidt tot een efficiënter gebruik van je eigen tijd en energie.
Bovendien biedt delegeren je de kans om het vertrouwen en de verantwoordelijkheden van je teamleden te vergroten. Door taken te delegeren, geef je hen de mogelijkheid om hun vaardigheden en competenties te ontwikkelen. Hierdoor benut je de kwaliteiten van je team optimaler.
Delegeren kan ook leiden tot innovatie en creatieve oplossingen. Teamleden die nieuwe verantwoordelijkheden krijgen, kunnen frisse perspectieven en ideeën aanbrengen, wat de groei en het succes van het team en de organisatie als geheel ten goede komt.
Het verschil tussen delegeren en centraliseren
Delegeren en centraliseren zijn twee managementstrategieën die van elkaar verschillen. Het doel van delegeren is om de werklast te verdelen, medewerkers te empoweren door hen meer verantwoordelijkheid en autonomie te geven, en om efficiëntie binnen de organisatie te bevorderen. Succesvol delegeren vereist duidelijke communicatie over verwachtingen, de benodigde middelen om de taken uit te voeren, en vertrouwen in de capaciteiten van de medewerkers.
Centraliseren daarentegen houdt in dat besluitvorming en controle grotendeels in handen zijn van een kleine groep mensen, meestal het management, of zelfs één persoon aan de top van de organisatie. Centralisatie leidt meestal tot consistentere besluiten en een duidelijke, uniforme richting van het bedrijf. Maar het heeft ook een keerzijde. Het kan leiden tot vertragingen in de besluitvorming, verminderde flexibiliteit en mogelijk demotivatie van medewerkers die zich minder betrokken voelen bij het proces.
Voorbeelden van effectief delegeren
Een effectieve delegatie van taken uit zich op verschillende manieren. Hieronder staan verschillende voorbeelden van effectieve delegatie:
- Duidelijk doel: wanneer het doel van de gedelegeerde taak duidelijk is, kan effectiever naar dit doel gewerkt worden door degene die de taak heeft gekregen.
- Rollen en verantwoordelijkheden: bij een groter project waar meer taken gedelegeerd worden, moet het duidelijk zijn wie welke taak gaat uitvoeren. Als deze duidelijk geformuleerd en gedeeld zijn, is er effectief gedelegeerd.
- Hulpmiddelen en ondersteuning: wanneer een taak gedelegeerd wordt, is het belangrijk dat de juiste hulpmiddelen of benodigde ondersteuning geboden kan worden om de gedelegeerde taak succesvol uit te voeren.
- Communicatie: wanneer een taak gedelegeerd wordt, is het goed om de voortgang regelmatig te bespreken en eventuele problemen aan te pakken.
- Vertrouwen en autonomie: het vertrouwen hebben op de expertise van het team is een belangrijke bouwsteen voor effectief delegeren. Er wordt alleen ingegrepen wanneer noodzakelijk, wat het team aanmoedigt om initiatief te nemen en creatief te denken in oplossingen.
Voorbeelden van slecht delegeren
Uiteraard zijn er ook voorbeelden van slecht delegeren. Hieronder staan een paar voorbeelden van slechte delegatie:
- Vage taakomschrijving: wanneer het niet duidelijk is wat de taakomschrijving is, is het lastig voor de persoon die de taak heeft gekregen om deze succesvol uit te voeren.
- Onduidelijke rollen: bij een project hebben verschillende mensen een eigen rol. Als de taken onduidelijk zijn verdeeld en het niet duidelijk is wie welke rol heeft, is er slecht gedelegeerd.
- Gebrek aan middelen: er is sprake van slecht delegeren als het team niet de nodige middelen of informatie ontvangt. Gebrek aan middelen en informatie leidt tot eventuele vertragingen of ondermaatse resultaten.
- Micromanagement: wanneer je als leidinggevende constant elk detail controleert, laat je weinig ruimte voor teamleden om zelf beslissingen te nemen. Hierdoor ben je alsnog allerlei kleine taakjes aan het uitvoeren en is er slecht gedelegeerd.
Welke taken kun je delegeren en welke niet?
Bij het delegeren van taken is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen taken die geschikt zijn om over te dragen en taken die je beter zelf kunt houden. Hieronder zijn enkele voorbeelden van taken die je wel en niet kunt delegeren.
Taken die je kunt delegeren
- Routinematige taken: dit zijn taken die volgens een vast patroon verlopen en waarvoor weinig specifieke kennis vereist is. Denk aan het bijhouden van administratie of het plannen van afspraken.
- Tijdrovende taken die geen gespecialiseerde kennis vereisen: bijvoorbeeld het verzamelen van gegevens of het uitvoeren van een standaard analyse.
- Projecten waarvoor anderen beter gekwalificeerd zijn: als iemand in je team meer expertise heeft op een bepaald gebied, kan het delegeren van deze taak leiden tot betere resultaten.
- Taken die ontwikkelingskansen bieden voor je teamleden: door taken te delegeren die net buiten de comfortzone van een teamlid liggen, kunnen zij groeien in hun rol.
Taken die je niet kunt of wilt delegeren
- Persoonlijke verantwoordelijkheden: taken die direct gekoppeld zijn aan jouw specifieke rol of expertise, zoals het maken van strategische beslissingen of het voeren van beoordelingsgesprekken.
- Vertrouwelijke of gevoelige taken: taken die gevoelige informatie bevatten of die vertrouwelijk zijn, zoals het omgaan met personeelsdossiers of financiële informatie die niet voor iedereen bestemd is.
- Crisissituaties: wanneer er een onmiddellijke beslissing of actie vereist is, vooral in tijden van crisis, is het vaak beter om deze zelf te beslissen.
- Taken die jouw unieke visie of input vereisen: creatieve of innovatieve processen waar jouw persoonlijke inzicht essentieel is, kunnen meestal niet worden gedelegeerd.
Aan wie delegeer je een taak?
Taken kun je niet zomaar aan iedere willekeurige collega delegeren. Daarnaast is het delegeren van een taak niet alleen maar verdelen van de werkzaamheden naar een collega, er komt meer bij kijken. Het gaat ook om het versterken van vertrouwen en competenties binnen je team. Je zou taken moeten delegeren aan competente teamleden die de vaardigheden en ervaring hebben om ze succesvol uit te voeren. Zo leidt je niet alleen een taak of proces tot een succesvolle uitkomst, maar ook het zelfvertrouwen van de medewerkers versterkt.
Gemotiveerde medewerkers die graag nieuwe uitdagingen aangaan, kunnen door het delegeren van taken nog meer gemotiveerd raken en ondersteund worden in hun professionele groei. Het is ook verstandig om taken te delegeren aan medewerkers die zich in een leertraject bevinden als onderdeel van hun ontwikkelingsplan, zodat ze nieuwe vaardigheden kunnen opdoen en hun potentieel kunnen uitbreiden.
Kijk ook naar teamleden met vrije capaciteit om een evenwichtige werklast binnen het team te waarborgen. Soms is voor een taak specifieke kennis of expertise nodig, en in die gevallen is het logisch om deze taken te delegeren aan medewerkers die over deze specifieke vaardigheden beschikken.
Wat zijn de valkuilen?
Ook al is delegeren een uitstekende manier voor effectief management, het is niet zonder valkuilen. Een voorbeeld van een valkuil is het onvermogen van managers om controle los te laten. Dit kan leiden tot micromanagement, waarbij managers moeite hebben om taken volledig over te dragen en de neiging hebben om zich te blijven bemoeien met de details van het werk.
Een andere valkuil is onvoldoende communicatie. Managers die taken delegeren zonder duidelijke instructies en verwachtingen te stellen, zetten hun teamleden op voor verwarring. Het is belangrijk om duidelijke doelstellingen, deadlines en de gewenste resultaten te communiceren om ervoor te zorgen dat de gedelegeerde taken goed en succesvol worden uitgevoerd.
Ook kan er een ongelijkheid ontstaan tussen de gedelegeerde verantwoordelijkheden en de bijbehorende autoriteit. Medewerkers moeten de nodige bevoegdheden krijgen om beslissingen te nemen die van invloed zijn op hun werk. Zonder deze autoriteit kunnen zij zich machteloos voelen, wat kan leiden tot frustratie en een gebrek aan initiatief.
Tot slot kan het gebrek aan follow-up en feedback na het delegeren een valkuil zijn. Het is belangrijk om regelmatig te controleren hoe het met de gedelegeerde taken gaat en constructieve feedback te geven. Dit helpt niet alleen bij het bijsturen waar nodig, maar biedt ook kansen voor groei en ontwikkeling van de medewerkers.
Het stappenplan voor succesvol delegeren
Een simpele taak kun je gemakkelijk aan een collega doorgeven. Als het om meerdere of een grotere taak gaat kan een goed stappenplan voor succesvol delegeren zorgen. Aan de hand van het onderstaande stappenplan kun je met meer succes delegeren.
Identificeer de taak en de juiste persoon
Om de juiste persoon voor een taak te vinden, begin je met het definiëren van de taak door de vereisten, doelstellingen en het gewenste resultaat duidelijk te stellen. Vervolgens bepaal je op basis van vaardigheden, ervaring en beschikbaarheid van het team om de persoon te vinden welk profiel het beste overeenkomt met de taakomschrijving.
Maak duidelijke verwachtingen en doelstellingen
Het vaststellen van duidelijke verwachtingen en doelstellingen is belangrijk voor het succes van elk project of taak. Dit proces omvat het definiëren van specifieke, meetbare, haalbare, relevante en tijdgebonden (SMART) doelen die alle betrokkenen een duidelijk beeld geven van wat er bereikt moet worden. Door deze doelen te communiceren, zorg je ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit en werkt naar dezelfde uitkomsten.
Verschaf de nodige middelen en informatie
Om de nodige middelen en informatie te verschaffen, is het belangrijk om eerst de specifieke behoeften van het project of de taak volledig in kaart te hebben. Vervolgens moeten de relevante middelen, zoals tools, technologieën en informatie, verzameld en toegankelijk gemaakt worden voor iedereen betrokken. Als laatste is het essentieel om een duidelijke communicatie op te zetten zodat alle betrokken collega’s gemakkelijk toegang hebben tot deze middelen en eventuele vragen of problemen efficiënt kunnen worden aangepakt.
Biedt ondersteuning en houd toezicht
Bij het bieden van ondersteuning gaat het om het assisteren van collega's bij hun taken of problemen, waarbij je actief luistert, gepaste oplossingen aandraagt en hulp biedt waar nodig. Het houden van toezicht betekent dat je verantwoordelijk bent voor het bewaken van processen, het naleven van regels en het zorgen voor een correcte uitvoering van taken door anderen.
Geef feedback en erken goed werk
Het geven van feedback en het erkennen van goed werk is een belangrijk onderdeel van het onderhouden van een positieve werkomgeving. Door constructieve feedback te bieden, kunnen medewerkers leren en groeien in hun rol, terwijl het erkennen van hun prestaties hen motiveert en waardeert. Het is essentieel om een balans te vinden tussen het aanbieden van suggesties voor verbetering en het vieren van successen om een ondersteunende en productieve cultuur te bevorderen. Vooral als je werk delegeert als leidinggevende.
Hoe kan je beter leren delegeren?
Om beter te leren delegeren is het essentieel dat een manager of leider vertrouwen heeft in zijn of haar team en de bereidheid toont om verantwoordelijkheden los te laten. Dit begint met het herkennen van de unieke vaardigheden en capaciteiten van elk teamlid en het toewijzen van taken die aansluiten bij hun sterke punten. Het is ook belangrijk om duidelijke verwachtingen te stellen en de benodigde middelen en ondersteuning te bieden, zodat medewerkers zich bekwaam en vertrouwd voelen om de taken uit te voeren.
Onze training Coachend Leiderschap is hierbij een effectieve training waar je leert hoe je als manager de koers uitzet en hierbij leert om taken op een succesvolle manier te delegeren.
Een andere training waar we je kunnen ondersteunen om beter te leren delegeren, is in de training Perfectionist én in je Kracht. In deze training ervaar je hoe je verantwoordelijkheid kunt delegeren, maar tegelijkertijd ook hoe je kunt leren loslaten. Hierbij leer je ook hoe je je tijd en kwaliteiten nog effectiever kunt inzetten.
Ben je meer op zoek om een delegerende leiderschapsstijl te ontwikkelen, maar wil je soms toch ook nog wel de touwtjes in handen houden? Dan is onze training Management van Mensen een uitstekende training. In deze training gaan we in op situationeel leiderschap, waarbij delegerend leiderschap een essentieel onderdeel van is.